España no ha sido el país más productivo del mundo en ningún momento de la Historia, seguro que no os extraña leer estas palabras. No es algo que quien lo haya defendido se haya sacado de la chistera ni mucho menos. Se trata de una realidad avalada por los datos. Y es algo que, si queremos solucionar, tenemos que reconocer. Es el primer paso que tenemos que dar para intentar construir otra realidad que sí convierta a este país en lo que merece: una potencia económica. Pero ya os podemos adelantar que, sin autocrítica, es muy difícil que se reúnan las condiciones para mejorar la actualidad que nos caracteriza aquí y ahora.
¿Qué maneras hay de conseguir que se aumente la productividad en cualquier sector de actividad? Lo cierto es que una de las mejores maneras de hacerlo posible tiene que ver directamente con la tecnología. Esta es sin duda la mejor aliada para hacer que cada persona cuente con herramientas potentes que hagan de su trabajo algo eficaz y eficiente. Y da igual que hablemos de actividades de oficina o de corte físico. Para cada cosa habrá una tecnología aplicada que nos permitirá ser mejores que antes y que la actividad que estemos desarrollando sea acabada con más precisión y en menos tiempo. Ese es siempre el propósito principal.
Cualquiera que lleve años trabajando y pueda comparar su trabajo actual con el que tenía hace tiempo se habrá dado cuenta de todos los beneficios que van ligados a la tecnología. Y normalmente la tecnología nos ha hecho un enorme favor en lo que tiene que ver con la reducción de las pérdidas de tiempo que se van produciendo durante la jornada laboral. Y ojo, no estamos hablando de pérdidas de tiempo que se produzcan por mirar el móvil o la resolución de asuntos personales, sino de las que existen mientras buscamos documentos que están clasificados de una manera indeterminada en un ordenador o dentro del sistema que la empresa utilice para esto.
En una noticia que fue publicada en la página web del diario El Economista se hablaba del tiempo que perdemos buscando documentos a lo largo de nuestra jornada laboral, un tiempo que no es precisamente reducido y que se podría invertir en otros asuntos si existiera una correcta gestión documental. No nos extraña, por tanto, que sean muchas las empresas que estén trabajando con denuedo en la consecución de un sistema que les permita tener controlado este asunto. Y es que no podemos seguir permitiendo que la mitad de la jornada laboral de un trabajador se invierta en un tema como del que estamos hablando. Eso es un atraso.
Ahora, queremos que le echéis un vistazo a la noticia que os vamos a compartir a continuación y que pertenece al portal web RRHH Digital. En ella, se pueden ver las diferentes acciones en las que se nos escapa el tiempo de las manos mientras estamos trabajando y el porcentaje de la jornada que se nos va en ellas. Como vais a ver, la recepción de correos, la interrupción por las llamadas o las reuniones infructuosas son cuestiones muy peligrosas en relación a este tema y a veces pueden ser la causa que cumplan los objetivos que nos hemos marcado al principio de un proyecto o de un año. Todo esto pone en riesgo la salubridad del negocio para el que trabajamos, así que estamos hablando de asuntos que hay que corregir.
La gestión documental se ha convertido en un arma necesaria en el entorno empresarial para conseguir sacarle el máximo rédito a cada segundo de trabajo. Todos los expertos en la materia vienen alertando desde hace años en la cantidad de horas que se pierden cada día por no existir en el seno de una empresa un sistema eficaz de gestión documental. Y sus alertas han sido escuchadas. Lo pone de manifiesto un informe emitido por Kairos HR, una plataforma para la gestión de los recursos humanos. Sus autores señalan que las empresas que han tomado cartas en el asunto ante un problema como del que estamos hablando han conseguido aumentar su productividad progresivamente y que eso les ha hecho crecer dentro de su nicho de mercado, acercándose un poco más a su objetivo anual.
La eficiencia es sinónimo de futuro
Hoy más que nunca queremos hacer incidencia en una frase como la que encabeza este párrafo. Y es que todos tenemos claro que la eficiencia siempre nos ha conducido a un futuro mucho más halagüeño en el seno de nuestro negocio. El quid de la cuestión es que ahora sí hay medios que hacen posible conseguir toda esa eficiencia que hemos necesitado para subsistir. Y es posible gracias a la tecnología, que nos ha traído herramientas poderosas para intentar conseguir esos objetivos que tan importantes son para que el negocio se encuentre en las condiciones que se requieren para continuar adelante sin problema.
Esa eficiencia es la que nos deja en bandeja el futuro. Todos somos conscientes de que la competitividad en el mercado es más grande que en ningún otro momento de la Historia, con independencia del sector en el que nos estemos moviendo o en el que tengamos experiencia. Por eso es importante esa apuesta por la eficiencia de la que venimos hablando y que tantas ventajas y beneficios puede deparar para nosotros y los negocios que tenemos entre manos. Si no tenemos en cuenta todos estos asuntos, la entidad para la que trabajamos tendrá su futuro en entredicho. Y ya sabemos que la incertidumbre no es la mejor compañera para nuestros negocios.
Son muchas las empresas que están empezando a implementar todo lo que tiene que ver con esas herramientas destinadas a la consecución de una mayor eficiencia por cada trabajador. Y los resultados de la implantación de elementos como de los que estamos hablando está siendo bastante positiva en todos los casos. Lo único que falta es que sean muchos más los negocios que apuesten por esto. De ese modo, se conseguirá que la economía en general sea mucho más competitiva y esté preparada para todos los retos que se nos pongan por delante en un futuro, que seguro que no van a ser ni fáciles ni pocos.
¿Cuánto se puede aumentar la eficiencia?
Es difícil determinar este asunto, pero lo que está claro es que la mejora existe y que es lo suficientemente sustancial como para que merezca la pena apostar por un sistema de gestión de recursos humanos como del que estamos hablando. Teniendo en cuenta que se va a poder eliminar una de las grandes distracciones que tienen los empleados y empleadas durante su jornada laboral, la búsqueda de documentos, el avance va a ser considerable y vamos a conseguir que el trabajo que se saque adelante día a día sea mucho más grande que el que se realizaba durante el mismo periodo con anterioridad.
Es cierto que puede haber otro tipo de distracciones incluso con la mejora ya implementada. El teléfono puede sonar en cualquier momento, un correo que no esperábamos puede llegar también cuando menos lo esperamos o una reunión se puede alargar siempre más de la cuenta. Por tanto, hay que tener en cuenta muchas más cosas para conseguir potenciar todavía más la eficiencia de todas y cada una de las personas que forman parte de la empresa. Si también logramos controlar eso, ya sí que habremos entrado en una nueva dimensión que va a permitir que seamos auténticas balas durante nuestra jornada laboral. Eso es exactamente lo que nos va a hacer crecer de manera interna en la organización.
Estamos convencidos de que, además de todo lo que hemos dicho, se van a seguir produciendo mejoras tecnológicas que nos sigan haciendo crecer. Todo lo que gire en esta dirección va a influir de manera positiva en el devenir de la competitividad de las empresas y también de las personas que las componen. Vamos a poder abarcar mucho más terreno, vamos a ser mucho más profesionales y vamos a tener la capacidad de desarrollarnos de una manera mucho más profunda. A fin de cuentas, si somos mejores a nivel personal y como grupo de personas que se desempeña en el seno de un negocio, vamos a conseguir cumplir una mayor cantidad de propósitos.
Para las personas que trabajan con sistemas como de los que hemos estado hablando, la jornada laboral se ha convertido en algo mucho más cómodo. Hay pocas cosas que tengan la capacidad de frustrar más que buscar documentos sin éxito y que veamos cómo se nos esfuma el tiempo de la jornada laboral en ello. Normalmente, esa es una razón más para cabrearse. Y con toda la razón del mundo. El avance tecnológico también tiene que ver acompañado de una apuesta mucho más grande por el bienestar en el trabajo y hacer que todos los documentos sean más accesibles es una buena manera muy eficaz de conseguir (de manera holgada, además) ese propósito.
